Le mandat administratif, mode de règlement de référence des collectivités
Mairies, EPCI, SDIS, départements, régions, établissements scolaires ou hospitaliers : lorsqu'une structure publique achète des uniformes, des vêtements de travail ou des équipements, elle ne règle pas par carte bancaire comme un particulier. Le règlement suit un circuit comptable encadré, que l'on désigne couramment sous le nom de mandat administratif. Ce terme recouvre en réalité le mandatement : l'ordre de payer émis par l'ordonnateur (le maire, le président de l'EPCI, le directeur de l'établissement) à destination du comptable public, seul habilité à décaisser les fonds.
Contrairement à une idée reçue, il ne s'agit ni d'un crédit ni d'une facilité de trésorerie accordée par le fournisseur. Le Code de la commande publique encadre strictement le règlement des achats publics : le fournisseur est payé après service fait — c'est-à-dire une fois la livraison effectuée et vérifiée — dans un délai global de paiement (DGP) fixé par la réglementation. C'est ce cadre, à la fois protecteur pour l'acheteur public et pour le fournisseur, que nous détaillons ici.
Le délai global de paiement : 30 jours pour les collectivités
Le DGP applicable aux collectivités territoriales et à leurs établissements publics est de 30 jours à compter de la réception de la facture (ou du service fait s'il est postérieur). Ce délai se décompose en deux phases :
- 20 jours pour l'ordonnateur : vérification du service fait, liquidation de la facture et émission du mandat de paiement ;
- 10 jours pour le comptable public : contrôles réglementaires puis mise en paiement par virement administratif sur le compte du fournisseur.
Deux précisions utiles :
- Le DGP est porté à 50 jours pour les établissements publics de santé (hôpitaux, notamment), compte tenu de leurs circuits de validation spécifiques.
- En cas de dépassement du délai, le fournisseur a droit, de plein droit et sans formalité, à des intérêts moratoires ainsi qu'à une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Ce mécanisme incite fortement les services à respecter le calendrier — dans les faits, la grande majorité des collectivités paie dans les délais.
La procédure pas à pas : de la commande au virement
1. L'engagement de la dépense : le bon de commande
Tout commence par un bon de commande (ou un ordre de service, dans le cadre d'un marché) signé par l'ordonnateur ou son délégataire. Ce document engage juridiquement et comptablement la collectivité : il précise les articles, quantités, prix et porte un numéro d'engagement. Conservez-le précieusement : ce numéro devra figurer sur la facture.
2. L'exécution : livraison et service fait
Le fournisseur livre les uniformes conformément à la commande. La collectivité constate le service fait : vérification des quantités, des tailles, de la conformité des personnalisations éventuelles. Cette étape conditionne le déclenchement du paiement — d'où l'importance de travailler avec un fournisseur rigoureux sur les bons de livraison.
3. La facturation : obligatoirement via Chorus Pro
Depuis 2020, la facturation à destination du secteur public passe obligatoirement par le portail Chorus Pro. La facture électronique déposée doit rappeler le numéro d'engagement ou de bon de commande, le SIRET de la structure publique et, le cas échéant, le code service. Une facture correctement renseignée est traitée sans aller-retour : c'est le principal facteur d'un paiement rapide.
4. Le mandatement par l'ordonnateur
Le service financier liquide la facture (vérification des calculs et du service fait) puis l'ordonnateur émet le mandat de paiement, transmis au comptable public avec les pièces justificatives. C'est cette étape que recouvre l'expression « payer par mandat administratif ».
5. Le paiement par le comptable public
Le comptable public (trésorerie / service de gestion comptable) effectue ses contrôles puis procède au règlement par virement administratif. Le fournisseur est payé, la chaîne est bouclée.
Achats de moins de 40 000 € HT : une procédure simple
Bonne nouvelle pour l'équipement courant de vos agents : un achat inférieur à 40 000 € HT reste un marché public, mais il est dispensé de publicité et de mise en concurrence préalables. Vous pouvez donc commander de gré à gré, directement auprès du fournisseur de votre choix, en veillant simplement à faire une bonne utilisation des deniers publics et à ne pas recourir systématiquement au même prestataire sans justification. Concrètement : pour renouveler les polos d'un service technique, équiper une police municipale ou doter une équipe périscolaire, un simple bon de commande suffit à engager la dépense.
Commander chez ATEQ Uniforme avec un mandat administratif
ATEQ Uniforme travaille au quotidien avec les collectivités et établissements publics et accepte naturellement le règlement par mandat administratif :
- Devis formalisés pour constituer votre dossier d'engagement, avec prix fermes ;
- Factures conformes déposées sur Chorus Pro, mentionnant votre numéro d'engagement, votre SIRET et votre code service ;
- Bons de livraison détaillés facilitant la constatation du service fait ;
- Personnalisation réalisée à Nantes (broderie, marquage) pour vos logos et écussons, avec validation d'un bon à tirer avant production.
Votre service finances a une question sur le circuit de facturation, un code service à intégrer ou un cadre de commande particulier ? Notre équipe connaît les contraintes de la comptabilité publique et vous accompagne à chaque étape, du devis au dépôt de la facture sur Chorus Pro.